تصور کنید که پس از بررسی چندین آژانس دیجیتال مارکتینگ، یک گزینه را برای همکاری انتخاب کرده‌اید. حالا و در این مرحله، از کجا باید بدانید که آژانس در قبال شما چه وظایفی دارد و تعهدات آن نسبت به شما چیست؟ ما در این مقاله قصد داریم به‌صورت دقیق و کامل، به شما بگوییم که وظایف آژانس دیجیتال مارکتینگ در قبال کسب‌وکار شما شامل چه چیزهایی می‌شود و چند مرحله دارد.
همراه ما باشید تا تمام وظایف اصلی آژانس‌ها در قبال مشتریان را با هم مرور کنیم.
آژانس دیجیتال موظف به ارائه چه خدماتی است؟
اولین و مهم‌ترین چیزی که یک آژانس باید به شما ارائه دهد، یک «طرح دیجیتال مارکتینگ منطبق با کسب‌وکار شما» است. البته که باید همین ابتدا یادآوری کنیم که هیچ‌گاه از هیچ آژانسی، درخواست طرح نکنید و اجازه دهید خود آژانس، این مورد را در اختیارتان بگذارد. اگر می‌پرسید چرا، در پاسخ باید به شما بگوییم که ارائه یا عدم ارائه طرح دیجیتال مارکتینگ، یکی از مهم‌ترین معیارهایی است که بر طبق آن می‌توانید یک آژانس خوب را از یک آژانس نه چندان خوب، تشخیص دهید.
حالا تصور کنید که برای آغاز همکاری با یک آژانس تماس گرفته‌اید، اگر دقیقا نمی‌دانید که در یک فرآیند سالم و قابل قبول، باید چه مراحلی رخ دهند، شش گام زیر را به خاطر بسپارید.
گام اول: برگزاری جلسه هماهنگی اولیه (بریفینگ)
پس از اینکه با یک آژانس تماس گرفتید، در اولین مرحله، آژانس باید شما را به یک جلسه بررسی نیاز و هماهنگی اولیه، دعوت کند. این ملاقات اولیه، «جلسه بریف» نام دارد. در این جلسه، آژانس باید اطلاعات دقیق و کامل از شما کسب کند تا بتواند بر اساس این اطلاعات اولیه، برنامه مشخصی برای همکاری ارائه دهد.
در این جلسه، یکی از مشاوران فنی آژانس، سوالات مختلفی از شما می‌پرسد و باید چنین بخش‌هایی را برای فرد مسئول، روشن نمایید:
- حوزه کاری شرکت، نوع کار شما و ابعاد آن؛
- وضعیت فعلی بازار در حوزه کاری شما و وضعیت کنونی مجموعه‌تان؛
- اهداف کسب‌وکار شما و نیازهای فعلی‌تان؛
- میزان دارایی‌های مجموعه، اطلاعات اولیه فروش و میزان فروش رقبا؛
- معیارها، اهداف و زمان‌بندی رسیدن به اهداف کسب‌وکارتان؛
- فرآیند کاری مجموعه و تعداد افراد شاغل در بخش‌های مختلف؛
- نقاط ضعف و قوت مجموعه؛
- بودجه فعلی شما برای ایجاد تغییر در بخش بازاریابی دیجیتال؛
- نیاز کسب‌وکارتان و قصد شما از آغاز همکاری با آژانس.
فراموش نکنید که آژانس بدون این اطلاعات مهم و ضروری، نمی‌تواند و نباید به شما هیچ طرح بازاریابی دیجیتال ارائه کند. بنابراین اگر در یک جلسه بریف اولیه، پیش از بررسی این موارد، آژانس دیجیتال مارکتینگ به شما انواع طرح‌های بازاریابی را ارائه داد، بهتر است که پیش از آغاز همکاری، محل را ترک کنید.
ارائه طرح بدون بررسی این موارد، درست مثل این است که یک معمار بدون بررسی متراژ زمین، بررسی نوع سازه مد نظر شما، نوع کاربری و هدف شما از ساخت زمین، به شما یک طرح ساخت ساختمان، ارائه دهد. بدون شک این معمار هیچ درکی از وظایف خود ندارد و نمی‌تواند رضایت شما را کسب کند.
گام دوم: ارائه طرح های آژانس دیجیتال مارکتینگ به مشتری
آژانس ها پس از یک بازه چند روزه یا چند هفته‌ای، باید به شما یک طرح ارائه دهند. این طرح باید شامل بخش‌های مختلفی باشد و مسیر رسیدن شما به هدف را تعیین کند. حالا اگر می‌خواهید میزان کارایی یک طرح را درک کنید، باید موارد زیر را در طرح ارائه شده بررسی نمایید:
- ارائه طرح بر اساس نیازهای مشتری (اهمیت به نظرات شما)؛
- تحلیل جلسه پیشین با شما و ارائه طرح بر اساس آن؛
- میزان دقت به جزئیات در طرح ارائه شده؛
- استفاده از تجربه‌های پیشین آژانس در طرح ارائه شده به شما؛
- استنادپذیری تجربه‌ها بر اساس اسناد و مدارک؛
- ارائه مدارک حسن انجام کار از سوی دیگر مشتریان؛
- تاکید بر گزارش‌دهی به شما بر اساس بازه‌های زمانی مشخص؛
- تفکیک طرح بر اساس بخش‌های مختلف آژانس و ارائه یک دید کلی از ساختار کاری خود.
در صورتی که توانستید تمام این جزئیات را در طرح ارائه شده به خود بیابید، می‌توانید از میزان دقت و کارایی آژانس، اطمینان پیدا کنید. البته که این موضوع، تنها گام دوم است و پس از این بخش، باید گام بعدی را بردارید.
گام سوم: بررسی مبنای طرح آژانس بازاریابی دیجیتال با مشتری
با وجود ارائه طرح توسط آژانس، باز هم نباید به‌سرعت تصمیم بگیرید و در ادامه کار، باید میزان صحت و دقت کار آژانس را بسنجید. برای سنجیدن کار آژانس، باید یک مبنا یا همان معیار مناسب داشته باشید. در واقع باید بدانید که بدون داشتن یک معیار دقیق برای اندازه‌گیری، نمی‌توان صحت یا عدم صحت یک فرآیند را سنجید. به همین خاطر، در گام سوم این موارد را در نظر بگیرید:
- طرح ارائه شده توسط آژانس، بر مبنای تحلیل داده‌های شما است یا آژانس به‌صورت حسی و بدون سنجش بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما، یک طرح ارائه داده است؟
- طرح آژانس تا چه میزان نیازهای شما را در نظر گرفته و برای رسیدن به اهداف‌تان، چه راه‌حلی را پیشنهاد داده است؟
- برای ارائه این طرح، آژانس چه میزان تحقیقاتی انجام داده و این میزان تحقیق، چه تاثیری بر طرح دارد؟
- آیا جزئیاتی مثل جایگاه شما در بازار، نقاط قوت و ضعف‌تان، جایگاه رقبا و میزان بودجه و نیروهای انسانی مجموعه‌تان در این طرح مورد توجه قرار گرفته است؟
- آژانس برای پاسخ‌گویی به سوالات شما، تا چه میزان آمادگی دارد و برای تردیدهای شما، چه نکاتی را آماده کرده است؟
در این گام و در زمان ارائه طرح، حتما این سوالات را در نظر بگیرید و بر اساس آن‌ها، تصمیم‌گیری کنید. از پرسیدن سوالات مختلف، نترسید و فراموش نکنید که همکاری موفق، تنها زمانی روی می‌دهد که طرفین قرارداد نسبت به حقوق و وظایف خود، آگاهی کامل داشته باشند.
گام چهارم: تحلیل طرح های ارائه شده توسط آژانس
پس از پاسخ دادن به همه سوالاتی که در گام سوم مطرح شد، و بعد از ارائه طرح توسط آژانس، نوبت به تحلیل شما فرا می‌رسد. طرح کاری را از آژانس اخذ کرده و بخش‌های مختلف آن را با دیگر مدیران مجموعه، آنالیز کنید.
در این گام باید بررسی نمایید که طرح موجود، تا چه حد نیازهای شما را در پوشش داده و برای هر نیاز شما، چه پاسخی پیش‌بینی کرده است. برای مثال شما به افزایش تعامل در پیج اینستاگرام خود نیاز دارید تا در نتیجه این تعامل، میزان فروش محصول‌تان از طریق سایت، افزایش پیدا کند.
در این صورت آژانس باید اطلاعات دقیق و مستند به شما ارائه دهد و مثلا بگوید با چه میزان بازدید از استوری، میزان تعامل افزایش پیدا می‌کند و برای ۲۰ درصد افزایش خرید، میزان بازدید استوری باید چند درصد بیشتر شود؟
با ارائه این اطلاعات دقیق در طرح، شما می‌توانید به نتیجه این همکاری، امید داشته باشید. از درک دقیق آژانس اطمینان حاصل نمایید و با خیال راحت، کار خود را به آن‌ها بسپارید.
گام پنجم: شرح جزئیات طرح
پس از بررسی گام‌های پیشین و با قبول همکاری، یکی دیگر از وظایف آژانس دیجیتال مارکتینگ در قبال کسب‌وکار شما، تشریح جزئیات برنامه است. نکته مهم در این گام این است که هیچ‌گاه نباید انتظار شرح جزئیات بسیار دقیق مثل کلمات کلیدی، اهداف سئو، بررسی صفحات رقبا و… داشته باشید.
جزئیات طرح در این بخش شامل ارائه ساختار و مبانی آغاز و ادامه کار است. جزئیات دقیق مثل نوع کلمات، بررسی جایگاه رقبا و جایگاه فعلی شما و دیگر موارد مشابه، در گام‌های بعدی و پس از آغاز کار به شما ارائه خواهد شد. در واقع پس از صرف هزینه از سوی شما و شروع کار مشترک نیروهای مجموعه‌تان با مشاوران و متخصصان آژانس، این جزئیات در ادامه مسیر تعیین می‌شوند.
در گام پنجم، باید انتظار این جزئیات را داشته باشید:
- مبنای کار و روش تحلیل آژانس برای ارائه طرح؛
- شناسایی رقبای اصلی؛
- بررسی نحوه هدف‌گذاری و تعیین اهداف قابل دسترس؛
- تعیین چارچوب کلی برای رسیدن به هدف؛
- تخمین میزان هزینه اولیه.
آژانس‌هایی که ترجیح می‌دهند طرح‌های خلاقانه ارائه دهند و با تفکری خارج از چارچوب، مسیر رسیدن به اهداف را تعیین نمایند، باید این جزئیات را به شما بگویند:
- شرح ایده کلی کار؛
- مبنای الهامات و دلیل انتخاب آن‌ها برای مجموعه شما؛
- ارتباط ایده با اهداف، نیازها و هویت مجموعه‌تان؛
- نوع کمپین منتخب برای کسب‌وکار شما و پیام آن برای جامعه؛
- نحوه اجرای بخش‌های مختلف کمپین؛
- نیازمندی‌های آژانس برای اجرای کمپین؛
- وظایف شما برای راه‌اندازی آن کمپین.
گام ششم: تعیین یک هدف مشخص در طرح ارائه شده
حالا و در گام نهایی، باید تمام گام‌های پیشین از طریق هدف‌گذاری صحیح، مورد استفاده قرار بگیرند. در زمان تعیین اهداف، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تعیین اهداف بر اساس نیاز شما؛
- میزان بودجه مجموعه‌تان را در نظر بگیرید؛
- تعیین اهداف بر اساس اعداد قابل سنجش و با بازه‌های دقیق و قابل شمارش؛
- تعیین نتایج احتمالی و قابل سنجش برای مقایسه با نتایج واقعی؛
- انتخاب بازه‌های منطقی، واقع‌بینانه و در دوره‌های زمانی متناسب برای بررسی نتایج به‌دست آمده.
با توجه به این موارد، اهداف تعیین شده را می‌توانید بسنجید و پس از هر بازه مشخص فعالیت، نتایج طرح دیجیتال مارکتینگ کسب‌وکارتان را با نتایج از پیش تعیین شده، مقایسه کنید.
علاوه بر این، در گام ششم، یکی از مهم‌ترین وظایف آژانس دیجیتال مارکتینگ این است که به شما بگوید گزارش‌دهی در چه بازه‌های زمانی و برای بررسی چه مواردی انجام خواهد شد. افزون بر آن، نوع کانال ارتباطی بین شما و آژانس هم مشخص می‌شود.
جمع‌بندی نهایی
بدون شک ارائه یک طرح کامل، دقیق و قابل سنجش، از جمله وظایف یک آژانس دیجیتال مارکتینگ برای انجام پروژه شماست. در زمان مواجه‌شدن با یک طرح، به خاطر داشته باشید که این طرح‌ها علاوه بر هزینه و هدف، باید میزان تجربه و نوع دیدگاه و کار آژانس را هم به شما نشان دهند. همه این موارد را به‌خوبی در نظر بگیرید تا بتوانید با درک وظایف آژانس دیجیتال مارکتینگ در قبال خود، یک همکاری کارآمد، موثر و موفق را با هم آغاز کنید.
